Microsoft Teams
Deelnemen aan een Vergadering
Werkwijze & Instructies
Microsoft Teams is op dit moment dé applicatie om online te vergaderen. Als je nog niet bekend bent met Microsoft Teams kan het lastig zijn om op een juiste manier deel te nemen aan een Teams vergadering. We zien daarom dat veel organisaties, medewerkers en klanten moeite hebben met het deelnemen aan een Teams vergadering, terwijl dit met de juiste instructies helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn!
Daarom leggen we hieronder stapsgewijs uit hoe jij kan deelnemen aan een Teams vergadering.
Instructies Deelnemen aan een vergadering
Stap 1) Klik op de link
Vanuit de agenda uitnodiging of e-mail, klik je op de link ‘Klik hier om deel te nemen aan de vergadering’
Deelname opties: inleiding
Een korte uitleg over de verschillen. De instructies bij elke optie volgen verderop..
Je kunt deelnemen met een basis ervaring via de internet browser, zonder installatie van software.
Voor de beste ervaring, waarbij je o.a. meerdere deelnemers tegelijk kunt zien, installeer je vooraf de Teams applicatie.
Optie A) Beperkte ervaring vanaf pc
Dit is prima om snel deel te nemen, maar waarbij functies missen en je niet iedereen tegelijk kunt zien. Je hoeft dan niet de teams applicatie geïnstalleerd te hebben. Enkel een internet browser*.
Optie B) Beste ervaring vanaf pc
Hierbij kun wél iedereen tegelijk zien en heb je alle opties**. Je moet van tevoren Teams geïnstalleerd hebben, dat is echter zo gedaan.
Optie C) Vanaf mobiel of tablet
Je moet vooraf de Teams app geïnstalleerd hebben. Daarna ga je uit de Teams app en terug naar de link van de uitnodiging in de agenda/mail. Zodra je de ‘Deelnemen aan vergadering’ link aanklikt opent de Teams app vanzelf.
*: De Microsoft Edge of Google Chrome browser werken het beste.
**: Je hebt dan betere opties voor je geluid en video en kunt o.a. je achtergrond verbergen of wijzigen.
Stap 2) Maak een keuze tussen de deelname opties
Optie A: Beperkte ervaring vanaf pc (zonder installatie)
- Kies voor ‘Doorgaan in deze browser’
- en kies Toestaan zodat Teams je microfoon en camera kan gebruiken.
- Voer je naam in, zet je video en microfoon aan of uit en kies ‘Nu deelnemen‘
We hebben over deze optie ook een eenvoudige instructievideo gemaakt. Deze vind je onderaan de pagina.
Optie B: Beste ervaring, vanaf pc (met installatie)
- Heb je Teams al geïnstalleerd, kies dan de optie Microsoft Teams openen. Werk je voor meerdere organisaties en heb je verschillende accounts? Check dan de tip onder punt 4.
2. Heb je Teams nog niet geïnstalleerd, kies dan nog eerst voor de optie ‘De Windows app downloaden’
-
- Na installatie keer je terug naar de uitnodiging in je agenda of mail en klik opnieuw op de link ‘Klik hier om deel te nemen aan de vergadering‘. En kies dan voor de optie om Microsoft Teams te openen.
- Aanmelden in Teams is niet noodzakelijk*, je kunt eenvoudig als gast deelnemen door een naam in te voeren.
3. Selecteer de geluidsbron ‘computeraudio‘ en zet je videocamera naar wens aan en wijzig eventueel de videoachtergrond*. En kies ‘Nu deelnemen‘.
*: Je video achtergrond wijzigen (of vervagen) kan enkel als je ingelogd bent, dit is niet beschikbaar als je als gast deelneemt. Verwarrende is dat de optie wel beschikbaar is, maar je als gast niks kunt kiezen.
4. Voer je naam in, zet je video en microfoon aan of uit en kies ‘Nu deelnemen‘
TIP: Is Teams al aangemeld én werk je voor meerdere organisaties of maak je gebruik van een gedeelde pc? Let dan op dat Teams is aangemeld met het juiste account (e-mailadres) waarop je de vergader uitnodiging hebt ontvangen. Je kunt wisselen van account door recht bovenin op je profiel te klikken, en je dan af te melden. Meldt je daarna aan met het juiste account.
Een alternatief is dat je voor Optie A kiest: de beperkte ervaring via de internet browser. Tip: Werk dan met ‘profielen’ in je internet browser, als je vaak met verschillende accounts werkt.
Optie C: Vanaf mobiel of tablet (met installatie)
1.Ga naar de app/play store en installeer Microsoft Teams app.
2.Open de app, je hoeft niet in te loggen als je geen account hebt.
3.Verlaat de app Teams en ga terug naar je e-mail of agenda. Klik daar in de uitnodiging op de link ‘Klik hier om deel te nemen aan de vergadering’
4.De vergadering opent in de Teams app.
5.Zet je microfoon aan en eventueel je camera.
6. Sta in de pop-up van je telefoon toe dat Teams je microfoon en camera mag gebruiken.
Tips voor een prettige werkwijze
Gebruik een headset (zoals je die van je smartphone) voor betere geluidskwaliteit.
Demp jezelf als je niet spreekt om ruis bij anderen te voorkomen.
Is je netwerkverbinding slecht tijdens de meeting? Zorg dat je internet niet overbelast is met onder andere tegelijk gebruiken van Netflix, Youtube etc.
Een Teams vergadering is meer dan een video/conference call, ga ook echt samen werken, zoals:
- Samen notuleren tijdens het overleg, in plaats van 1 persoon (achteraf). Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een Word document of een OneNote notitie (de online web browser versie werkt het beste).
- Het is fijn als deelnemers wat zien, dus zet je camera aan voor beter sociaal contact.
- Iedere deelnemer heeft standaard de optie op zijn scherm te kunnen delen als je anderen wilt laten meekijken.
- Als je een vraag wilt stellen, maar het gesprek niet wilt onderbreken, gebruik dan de functie(knop) om je hand op te steken.
- Via de chat functie kun je ook vragen stellen, opmerkingen plaatsen, of bestanden delen.
Instructievideo Optie A: Beperkte ervaring vanaf pc (zonder installatie)