Microsoft Teams Webinar

Werkwijze & Instructies

Als je een groep (tot 250) mensen online wilt informeren dan is het houden van een webinar een prima middel. Wanneer je een webinar geeft, is het fijn als alles vlekkeloos verloopt. Met Microsoft Teams stel je vooraf al veel zaken in, zodat je niet verrast wordt tijdens het webinar zelf. Dat geeft rust en helpt jou te focussen op de inhoud van het webinar en niet de zaken daarom heen.

Hieronder leggen we je uit hoe je succesvol een webinar organiseert en geeft (host) en geven we de belangrijkste tips.

Zorg ervoor dat je Webinar presentatie je verhaal visueel ondersteunt. Dit kan door het aanbieden van afwisseling in je PowerPoint (weinig tekst, veel plaatjes) of live je bureaublad te delen om voorbeelden te laten zien. Ook het aanzetten van je video maakt het plezierig om je Webinar te volgen.

Zet standaard alle deelnemers op dempen.

Tijdens het webinar kunnen deelnemers vragen stellen via Chat of door hand opsteken waarmee ze spreektijd vragen.

Wees creatief in het promoten van je Webinar.
Maak bijvoorbeeld een QR code van je Webinar URL of laat deelnemers inschrijven via een openbaar formulier dat je maakt met Microsoft Forms.

Het is handig om met minimaal twee personen het Webinar ‘te hosten’.

Spreek af wie wat presenteert en wie de interactie met de deelnemers afhandelt. Natuurlijk kun je dit afwisselen.

Een Webinar plannen via Outlook

  • Plannen van een vergadering doe je via de Outlook Online Agenda (ga naar portal.office.com en kies Outlook).
  • Maak een nieuwe afspraak aan.
  • Voeg bij Deelnemers de mede presentatoren toe.
  • Voeg de Titel van je Webinar toe
  • Zet de Webinar onderwerpen in het tekstblok en verwijs naar de instructie Deelnemen aan een Teams vergadering *)
  • Zet de optie ’Teams-vergadering’ aan
  • Kies ‘Verzenden’ om de afspraak te versturen.

Open de zojuist aangemaakte afspraak.

  • Klik op Opties voor vergadering en selecteer je voorkeur.
  • Als niet alle deelnemers mogen presenteren, stel dit dan in op ‘Specifieke personen’ (dit kan alleen met collega’s)
  • Als je wilt dat mensen in de lobby moet wachten stel je dat hier in.

Deelnemers uitnodigen doe je door de afspraak te bewerken en deelnemers toe te voegen en opnieuw te verzenden

(Alleen nieuwe of verwijderde deelnemers krijgen hierover bericht)

Voor een vrije inloop bij het Webinar kopieer je de link bij ‘Deelnemen aan Microsoft Teams vergadering’ met je rechtermuisknop

Plak deze deze link in de uitnodiging (het e-mail/nieuwsbericht).

Verwijs daarin ook naar de instructie Deelnemen aan een Teams vergadering *)

Om de privacy van deelnemers te beschermen, selecteer je de optie Lijst met genodigden verbergen onder het menu ‘Opties voor antwoorden’

(dit is vergelijkbaar met een BCC bij e-mail)