Met een webinar bereik je 100% online een grote, gerichte doelgroep. Een goede voorbereiding is belangrijk, tegelijkertijd heb je er niet veel middelen voor nodig. Met een Microsoft Teams account, een goede webcam en een microfoon ben je al klaar om je eerste webinar te geven.

Een webinar heeft impact: door de combinatie van beeld, geluid en interactie onthoudt 80% van je publiek de boodschap.

Iedereen kan live deelnemen via een PC, een tablet of zelfs een smartphone. Je kan het webinar ook gemakkelijk opnemen, waardoor het webinar keer op keer kan worden teruggekeken.

Webinars geven je de mogelijkheid om ook interactie met je doelgroep te hebben via polls, chats en call-to-actions.

Als je een groep (tot 300) mensen online wilt informeren dan is het houden van een webinar dus een prima middel. Wanneer je een webinar geeft, is het fijn als alles vlekkeloos verloopt. Met Microsoft Teams stel je vooraf al veel zaken in, zodat je niet verrast wordt tijdens het webinar zelf. Dat geeft rust en helpt jou te focussen op de inhoud van het webinar en niet de zaken daarom heen.

Hoe organiseer en host je een succesvolle webinar?

Check onze tips

Zorg ervoor dat je Webinar presentatie jouw verhaal visueel ondersteunt. Als je een PowerPoint gebruikt, laat dan voldoende afwisseling zien (weinig tekst, veel plaatjes) of toon voorbeelden bij het delen van je bureaublad zodat de kijker een goed beeld krijgt. Ook het aanzetten van je video maakt het plezierig om je Webinar te volgen.

Zet standaard alle deelnemers op dempen.

Tijdens het webinar kunnen deelnemers vragen stellen via Chat of door hand opsteken waarmee ze spreektijd vragen.

Wees creatief in het promoten van je Webinar.
Maak bijvoorbeeld een QR code van je Webinar URL of laat deelnemers inschrijven via een openbaar formulier dat je maakt met Microsoft Forms.

Het is handig om met minimaal twee personen het Webinar ‘te hosten’.

Spreek af wie wat presenteert en wie de interactie met de deelnemers afhandelt. Natuurlijk kun je dit afwisselen.

Om je webinar ook later terug te kunnen laten kijken moet je deze niet vergeten op te nemen.

Gebruik voor je webinar een normale Teams vergadering. Later tijdens de voorbereiding kun je iedereen tegelijk dempen.

1. Ga naar portal.office.com en kies Outlook

2. Plan een vergadering (maak een nieuwe gebeurtenis aan) dit doe je via de Outlook Online Agenda

3. Maak een nieuwe afspraak aan op de tijd waarop je de webinar gaat geven

4. Voeg bij Deelnemers de mede presentatoren  en host toe.

5. Voeg een catchy Titel van je Webinar toe

6. Zet de Webinar onderwerpen in het tekstblok en verwijs naar de instructie Deelnemen aan een Teams vergadering *)

7. Zet de optie ’Teams-vergadering’ aan

8. Kies ‘Verzenden’ om de afspraak te versturen

Open de zojuist aangemaakte afspraak en bewerk de vergaderopties:

9. Klik op Opties voor vergadering en selecteer je voorkeur

► Je wil geen lobby instellen, omdat dit storend is tijdens de webinar om laatkomers toe te laten

► Als niet alle deelnemers mogen presenteren, stel dit dan in op ‘Specifieke personen’ (dit kan alleen met collega’s). Dit voorkomt dat iedereen je webinar scherm kan overnemen.

► Als je veel interactie wil dan kan je deelnemers toe staan het dempen op te heffen

Vergeet je opties niet op te slaan

11. Deelnemers uitnodigen doe je door de afspraak te bewerken en deelnemers toe te voegen

12. Om de privacy van deelnemers te beschermen, selecteer je de optie Lijst met genodigden verbergen onder het menu ‘Opties voor antwoorden’

(dit is vergelijkbaar met een BCC bij e-mail)

13. Verzend opnieuw de uitnodiging

(Alleen nieuwe of verwijderde deelnemers krijgen hierover bericht)

Voor een vrije inloop bij het Webinar kopieer je de link bij ‘Deelnemen aan Microsoft Teams vergadering’ met je rechtermuisknop

Plak deze deze link in de uitnodiging (het e-mail/nieuwsbericht).

Verwijs daarin ook naar de instructie Deelnemen aan een Teams vergadering *)

Goede voorbereiding is essentieel

Vooraf

► Start het Webinar ruim op tijd door zelf deel te nemen aan de geplande vergadering

► Start je presentatie, zodat (vroege) deelnemers meteen iets zien, zoals een welkomst slide.

► Sluit de rest van de tabbladen en applicaties die je niet gaat gebruiken. Zo voorkom je dat deelnemers dingen zien waarvan je niet wilt dat die gezien worden (zoals openstaande e-mails of browser vensters).

► Typ in de Chat een bericht zodat het de deelnemers uitnodigt om ook te reageren.

► Test het geluid, deel je beeldscherm alvast en houd rekening met hetgeen de deelnemers op hun scherm te zien krijgen.

► Start de opname van het Webinar vlak voordat je begint

► Zet iedereen op dempen via deelnemerslijst ‘Allen dempen’

Tijdens

► Begin het Webinar op het afgesproken tijdstip. Veel plezier!

► Leg op de eerste slide de werkwijze uit, zoals “Iedereen is gedempt en via chat of de functie ‘hand opsteken’ kun je reageren.”

► Geef ook aan dat het Webinar wordt opgenomen. Het opnemen heeft tot doel dat deelnemers het Webinar later kunnen terugkijken als er zich bij hen problemen voordoen.

Nadien

► Als het Webinar voorbij is, stop je de opname. Download het bestand, zet het op een vindbare locatie neer en

► Deel de koppeling naar die locatie met de deelnemers.

Have fun! Zorg voor een enthousiast verhaal dat ook leuk is om te volgen.

Vraag een collega om de chat en het ‘hand opsteken’ in de gaten te houden,
zodat je kunt inspelen op vragen van de deelnemers.