Microsoft Teams is een eenvoudig te gebruiken hulpmiddel om onderling te communiceren en samen te werken. De instellingen van een Teams omgeving bepalen hoe, met wie en hoe veilig de informatie is die erin wordt verwerkt. Niet alle instellingen zijn even handig of – belangrijker nog – even veilig.

Instellingen zijn er ook verantwoordelijk voor dat het gebruik van Teams door collega’s als hinderlijk wordt ervaren. Ze ervaren een overload aan informatie, pingetjes, kanalen en berichten. Dat hoeft absoluut niet zo te zijn, als je het maar efficiënt inricht, instelt en gebruikt.

Alle neuzen dezelfde kant op

Het gebruiken van een set aan spelregels voor het gebruik van Teams zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant op staan. Doe je dat niet, dan doet iedereen iets anders. We kunnen je dan op een presenteerblaadje geven dat het gebruiken van Teams zorgt voor frustratie en het afhaken van collega’s in het digitaal samenwerken. Door de introductie van een uniforme werkwijze en spelregels verhoog je het werkplezier en verminder je frustratie bij collega’s. Iedereen leert zo op dezelfde efficiënte manier te werken met Teams. Je kunt dan open en transparant communiceren zonder dat je elkaar daarmee (onbewust) stoort.

Wist je dat Teams standaard onveilig is?

Wist je dat? Standaard iedere Teams eigenaar deelnemers buiten de organisatie (gasten) kan uitnodigen en hen daarmee toegang geeft tot alle bestanden, kanalen en gesprekken?

Wist je dat? Ieder lid van Teams met de ‘Delen’ knop alle mappen en bestanden toegankelijk kan maken voor anderen buiten het team en zelfs buiten de organisatie?

Wist je dat? Standaard iedereen (ongeacht of je in dienst bent van de organisatie) alle bestanden in een Teams omgeving kan downloaden en synchroniseren naar een eigen persoonlijke PC?

Wist je dat? De ICT-organisatie niet langer controle heeft over de toegang en het gebruik van de bestanden in Teams omdat dit nu de verantwoordelijkheid is van de Teams eigenaren en leden?

venndiagram

Wist je dat Teams efficiënt en leuker werken mogelijk maakt als je het correct gebruikt?

Wist je dat? Het versturen van een koppeling naar een bestand (in plaats van het versturen van een bijlage in een e-mail) zorgt voor maximale toegangscontrole en ook nog eens efficiënter werkt?

Wist je dat? We steeds meer bestanden aanmaken en opslaan in verschillende Teams omgevingen en dat je ze daardoor niet voor alle collega’s buiten het Team vindbaar zijn?

Wist je dat? Bestanden die via een Chat zijn gedeeld, verloren raken als iemand uit dienst gaat en het account wordt verwijderd?

Wist je dat? Mensen gek worden van alle Teams chats als je onderling geen spelregels over het gebruik van Teams afspreekt?

Wist je dat? Het gebruiken van @vermeldingen in Teams zorgt voor efficiënt en rustig samenwerken?

Wist je dat? Het opmaken van een bericht in een Teams kanaal helpt bij het snel en makkelijk terugvinden van berichten en voor beter overzicht zorgt?

Wist je dat? Je via jouw eigen Teams instellingen heel veel opties hebt om Teams meldingen af te stemmen op jouw eigen behoefte?

Wist je dat? Teams niet ‘een extra tool is’, maar bestaande tools (zoals Outlook, Whatsapp, gezamenlijke OneDrives en Dropbox of Whatsapp e.d.) grotendeels vervangt?

Wist je dat? Ook iemand als Dirk (gezien leeftijd) heeft leren werken met Teams en er zelfs vrolijk van wordt?

Schrok jij ook van enkele wist je dat-jes?

In de komende weken publiceren we nog meer tips voor het veilig en efficiënt gebruiken van Microsoft Teams. Dit doen we afwisselend in de vorm van podcasts en blogartikelen. Daarbij hebben we ondersteunende producten in de vorm van checklists, beslisbomen en hulpartikelen die je via onze webshop kunt aanschaffen.

Heb jij vragen over het gebruiken van Microsoft Teams? Wil jij hulp bij het opstellen van een visie en strategie rondom Microsoft Teams? Zijn jullie druk bezig met het gebruiken van Microsoft Teams maar weet je niet of je op de goede bent met alle tools die je gebruikt? Wij helpen graag en zetten daarbij al onze ervaringen in! Neem vrijblijvend contact met ons op.

Waar kunnen we je mee helpen?

We hebben in onze webshop het “Teams ondersteuningspakket” met hierin video’s, hulpartikelen en we helpen via een Webinar om jullie up-and-running te brengen met het efficiënt gebruiken van Teams. Dit voorkomt al veel wist je dat-jes. Daarnaast kan je zelf aan de slag met het “(her)starten met Microsoft 365 pakket” waarin je door middel van een wanneer-gebruik-je-nu-welke-applicatie-infographic, een uitgebreid boekwerk met alle instellingen die je moet doorlopen in het beheercentrum.

Wil jij ook Teams veilig gaan gebruiken zonder onverhoopt veel te veel mensen toegang te geven tot jouw belangrijke bedrijfsdata dan hebben we in dit laatste pakket een Teams design invulsheet toegevoegd. Hiermee kan je al je Teams-omgevingen controleren en veilig instellen zodat niemand meer onbedoeld bij jullie bedrijfsdata kan.

NEEM CONTACT OP