Welke organisatie is nu tijdens de covid pandemie niet bezig met het ontdekken van hybride werken? Wij helpen jou met 3 valkuilen voor het opzetten van een hybride werken strategie.
Hybride werken is niet nieuw, de covid pandemie heeft de ontwikkeling naar hybride werken ‘alleen maar’ in een stroomversnelling gebracht vanwege het massaal thuiswerken. In de zomer van 2021 hebben we kunnen proeven van de sfeer van het hybride werken. Maar wat is nu hybride werken?
Wij vinden dat het massaal thuiswerken geen hybride werken is. Hybride werken is de flexibiliteit hebben om als individu te kunnen kiezen voor jouw werklocatie, jouw werkomgeving en zelfs werkmoment. Degene waarmee je samenwerkt heeft tegelijkertijd dezelfde flexibiliteit. Het werk wat jullie doen en het resultaat dat jullie neerzetten, is leidend.
Gaan jullie samen brainstormen en op zoek naar creatieve oplossingen? Zoek vooral een locatie uit waarbij je samen los bent van je kantooromgeving om jullie creativiteit te stimuleren. Ga je samen aan de slag om een plan of stuk tekst reviewen? Dan is het op afstand digitaal ontmoeten de ideale plek om gezamenlijk – en in alle rust – deze activiteit uit te voeren.
We vinden dat oorzaak en gevolg bij de definitie van hybride werken vaak worden verwisseld. Hybride werken gaat niet over het saneren van het vloeroppervlak van een kantoor en – zoals gezegd – ook niet over het massaal thuiswerken. Hybride weken maakt dat wel mogelijk.
Op zoek naar balans
Hybride werken gaat wél over de nieuwe manier van zakelijk presteren waarbij je – op basis van flexibel te kiezen locaties en gesteund door een optimaal gebruik van digitale middelen – een nieuwe balans tussen werk en privéleven voor jouzelf hebt gevonden.
Het proces dat je doormaakt om zelf hybride te kunnen werken, gaat vooral over het zoeken naar een balans in de vrijheidsgraden die geboden worden door een werkgever, jouw privé situatie en degene waarmee jij samenwerkt.
En het zoeken naar die balans doe je niet één keer, dat doe je telkens weer. Omdat je samen ook niet steeds dezelfde prestatie neer hoeft te zetten, of steeds samen hetzelfde resultaat hoeft te bereiken. Hybride werken vul je dus in afhankelijk van het neer te zetten resultaat.
De hoekstenen van hybride werken
We onderkennen drie invalshoeken die gelijktijdig invloed uitoefenen op het mogelijk maken van hybride werken.
Ten eerste is dat de werkomgeving: de collegialiteit, de aansturing en het leiderschap, het facility management op kantoor, de inrichting van thuiswerkplekken en locaties onderweg. Bijvoorbeeld om ongestoord te kunnen presteren.
Daarnaast is er de invalshoek van digitale tools: de ICT–faciliteiten op kantoor, thuis en op locaties. Bijvoorbeeld om goed digitaal ondersteund te kunnen vergaderen.
Tot slot de invalshoek van de medewerkers: die te maken krijgen met andere competenties, andere vormen van aansturing en leiderschap, waardering en beloning. Bijvoorbeeld omdat het resultaat meer voorop komt te staan.
Herken jij de belangrijkste valkuilen?
Binnen dit drieluik zijn de volgende aspecten belangrijk: inclusiviteit, digitale fitheid en geïntegreerde werkomgeving met de gebruikte digitale middelen.
De drie valkuilen:
- Er is gebrek aan inclusiviteit. Het gaat over een nieuwe onderlinge verbondenheid. Een inclusieve organisatie is een samenhangend geheel van mensen die zich tot elkaar verhouden en zich met elkaar identificeren. Organisaties moeten ervoor waken dat er verschil in betrokkenheid ontstaat tussen de medewerkers die op kantoor werken en de collega’s die ervoor gekozen hebben om dat op afstand te doen. Kweek verbondenheid en betrokkenheid bij en met hen die op afstand werken. Het is belangrijk dat ieders mening en bijdrage telt, ongeacht hiërarchie of fysieke aanwezigheid.
- Er is gebrek aan digitale fitheid. Veel medewerkers en leidinggevenden zijn niet digitaal fit of vitaal genoeg. Ze hebben moeite met het ordenen van de vele digitale informatiestromen. Daardoor voelen ze zich overspoeld met informatie, of ervaren ze juist een gebrek aan informatie. Ze vinden het ordenen, opslaan en terugvinden van informatie lastig en het kost hen veel tijd. Dit leidt tot verhoogde stress en verminderd werkplezier. Zij blijven de informatiesystemen en applicaties zien zoals vroeger de kantoorpanden en hun archiefkasten waren ingericht: laden met mapjes, met daarin mapjes in nog meer mapjes. Ze zien door de bomen het bos niet meer en ervaren de hoeveelheid data en bestanden niet langer behapbaar. Digitale fitheid gaat (ook) over het hebben van de flexibiliteit om te kunnen omgaan met de digitale tools en de snelle veranderingen in deze tools.
- Er is gebrek aan een digitaal geïntegreerde werkomgeving die naadloos aansluit op het werk dat gedaan moet worden en het resultaat dat moet worden behaald. Dit zie je terug in veel van de huidige vergaderopstellingen in ruimtes zonder geluidsbehandeling, met rechte tafels, de stoelen tegenover elkaar, een scherm voor de presentatie aan de zijkant en tot overmaat van ramp een gebrekkige verbindings-, geluids- of videokwaliteit. Een vergadering begint dan al met de nodige frustraties. En ruimtes met alleen audio faciliteiten is al helemaal niet meer voldoende voor een inclusieve hybride werkomgeving. Ook gaat het over het naadloos door kunnen werken waar je gebleven bent als je van locatie bent gewisseld (‘continue where you left off’).
Waar kunnen we je mee helpen?
In de komende weken publiceren we tips voor het hybride werken, afwisselend in de vorm van podcasts en blogartikelen. Daarbij hebben we ondersteunende producten in de vorm van checklists, beslisbomen en hulpartikelen die je via onze webshop kunt aanschaffen.
Heb jij vragen over hybride werken? Wil jij hulp bij het opstellen van een visie en strategie rondom hybride werken? Zijn jullie druk bezig met een hybride werken programma en worstel je met de invoering hiervan? Wij helpen graag en zetten daarbij al onze ervaringen in! Neem vrijblijvend contact met ons op.
Geef een reactie